กรณีที่ไม่มีใบเสร็จรับเงิน ทำอย่างไร ?

 วิธีการในการจัดการค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ

1. ทำใบเบิกหรือใบรับรองค่าใช้จ่ายเอง
   ในกรณีที่ไม่ได้รับใบเสร็จจากผู้ให้บริการหรือร้านค้า เราสามารถทำใบเบิกค่าใช้จ่าย (Expense Claim) หรือใบรับรองค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง โดยในเอกสารนี้ ควรระบุรายละเอียดของค่าใช้จ่ายให้ครบถ้วน เช่น วันที่ รายละเอียดสินค้า/บริการ และจำนวนเงินที่ใช้ไป เพื่อให้ฝ่ายบัญชีของบริษัทสามารถนำไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้ถูกต้อง
   
2. การทำบันทึกภายใน (Internal Memo)
   สำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จได้ เช่น ค่ารถรับจ้างทั่วไป หรือค่าทิป เราสามารถทำบันทึกภายในเพื่อเป็นหลักฐานแทนใบเสร็จได้ โดยในบันทึกนี้ควรระบุรายละเอียดต่างๆ เช่น ใครเป็นผู้จ่าย ทำการจ่ายเพื่อวัตถุประสงค์อะไร จำนวนเงิน และวันที่จ่าย เพื่อเป็นข้อมูลและหลักฐานในการลงบัญชี
   
3. การใช้ใบกำกับภาษีแบบยกเว้น (Non-VAT Invoice)
   สำหรับบางค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น ค่าบริการต่างๆ ที่ไม่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เราสามารถขอใบกำกับภาษีแบบยกเว้น (Non-VAT Invoice) ได้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานแทนใบเสร็จในกรณีที่บริษัทต้องการลงบัญชีอย่างถูกต้อง
   
4. การใช้สลิปธนาคารหรือหลักฐานการโอนเงิน
   หากการชำระเงินถูกทำผ่านการโอนเงิน การใช้สลิปธนาคารหรือหลักฐานการโอนเงินก็สามารถใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชีได้ โดยหลักฐานนี้ควรมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับเงินและวัตถุประสงค์ของการชำระเงิน เพื่อแสดงความโปร่งใสและให้ฝ่ายบัญชีสามารถบันทึกข้อมูลได้
   
5. การใช้หลักฐานจากภาพถ่าย
   ในบางกรณีเราสามารถใช้ภาพถ่ายของใบเสร็จหรือบิลที่ได้รับเป็นหลักฐานชั่วคราวได้ เช่น ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในต่างประเทศหรือร้านค้าที่ไม่มีใบกำกับภาษีแบบทางการ ให้บันทึกภาพใบเสร็จไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชี
   

ตัวอย่างกรณีศึกษา
ตัวอย่างที่ 1:
ธุรกิจ A ส่งพนักงานไปทำงานต่างจังหวัดและเกิดค่าใช้จ่ายในการเดินทางเป็นค่ารถแท็กซี่ พนักงานจ่ายเงินสดโดยไม่มีใบเสร็จ เจ้าหน้าที่บัญชีสามารถให้พนักงานทำบันทึกภายในระบุรายละเอียดการเดินทางและจำนวนเงินที่จ่าย เพื่อให้สามารถบันทึกลงบัญชีได้

ตัวอย่างที่ 2:
บริษัท B มีการจัดเลี้ยงให้กับลูกค้าในโอกาสพิเศษที่ร้านอาหาร แต่ร้านอาหารไม่ได้ออกใบเสร็จแบบเต็มรูปแบบ เจ้าหน้าที่สามารถขอหลักฐานการโอนเงินหรือใช้ภาพถ่ายใบเสร็จชั่วคราว พร้อมทำบันทึกภายในระบุรายละเอียดการใช้จ่ายนั้นเพิ่มเติม

การดำเนินการเหล่านี้ช่วยให้บริษัทสามารถควบคุมบัญชีได้อย่างถูกต้องและนำค่าใช้จ่ายไปใช้เป็นประโยชน์ทางภาษีอย่างเต็มที่